MICROSOFT WORD

A. Membina Dokumen Utama

1. Buka fail sijil penghargaan.doc dan padamkan nama serta nombor kad pengenalan penerima.

2. Projek 2 melibatkan perubahan pada nama dan nombor kad pengenalan sahaja. Klik mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.

B. Membina Senarai Penerima

1. Selepas Klik Step by Step Mail Merge Wizard, Mail Merge Wizard akan dipaparkan di sebelah kanan. Senarai nama pelajar boleh dibina disini dengan mengikuti langkah demi langkah dengan betul. Pada Select document type, pilih Letters dan klik Next: Starting document.

2. Memandang Projek 2 menggunakan sijil yang sedia ada, anda hanya perlu klik pada Use the current document dan seterusnya klik pada Next: Select recipients.

3. Memandangkan senarai nama dan nombor kad pengenalan penerima masih belum ditaip, jadi anda perlu pilih Type a new list dan klik Create. Kotak dialog New Address List akan dipaparkan.

4. Jadual dalam kotak dialog New Address List mengandungi banyak medan data. Memandangkan maklumat penerima bagi sijil ini hanya memerlukan beberapa medan data, anda boleh memilih medan data yang diperlukan. Untuk tujuan modul ini, pilih Customize Columns dan pilh Field Names yang tidak diperlukan. Hanya perlu Select > Delete. Setelah selesai, klik OK.

5. Memandangkan anda memerlukan data-data nama dan nombor kad pengenalan, anda perlu klik Add untuk letak field names yang baru iaitu Nombor Kad Pengenalan kemudian klik OK.

6. Anda dikehendaki memasukkan data-data nama dan nombor kad pengenalan penerima di New Address List dan klik New Entry untuk memasukkan rekod seterusnya. Klik OK apabila selesai memasukkan semua rekod penerima.

7. Anda perlu simpan senarai nama dan nombor kad pengenalan itu dengan menamakannya senarai penerima dan disimpan dalam folder projek sijil.

8. Klik Select All untuk menempatkan semua rekod ke atas sijil yang telah ditaip dan klik OK. Klik next: Write your letter.

9. Memandangkan sijil telah ditaip, anda perlu pilih Address Block. Kotak dialog Insert Address Block dipaparkan.

10. Klik OK dan kelihatan perkataan {{AddressBlock}} dipaparkan di kedudukan yang betul pada sijil yang disediakan.

             

11. Klik More items untuk tambah nombor kad pengenalan pada sijil. Perkataan {{Nombor kad pengenalan}} dipaparkan dikedudukan yang betul pada sijil yang disediakan.

12. Klik Next: Preview your letters untuk langkah seterusnya. Nama dan nombor kad pengenalan penerima pertama dipaparkan.

13. Anda boleh melihat paparan bagi rekod penerima seterusnya dengan menekan seterusnya. Klik Next: Complete the merge jika telah selesai proses ini.

14. Tahniah! Anda telah Berjaya melakukan mel cantum.